Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chung cư phát triển mạnh như hiện nay chính là nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu của khách hàng là cần những tổ chức chuyên nghiệp chuyên quản lý các hoạt động của toàn nhà quy củ và chặt chẽ hơn. Từ những việc rất nhỏ như sửa chữa, gia cố cơ sở vật chất đến việc vận hành trơn tru toàn bộ các hệ thống kỹ thuật gắn liền với tòa nhà và kết nối tất cả các hệ thống kĩ thuật bằng hệ thống quản lý BMS, iBMS…tất cả đều được đội ngũ chuyên gia ALPHA GROUP thực hiện hết sức cẩn thận, tỉ mỉ, phối hợp nhịp nhàng, ăn ý.

Quản lý và vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý vận hành nhà chung cư được hiểu như là quản lý, vận hành những mô hình thu nhỏ dưới hình thức và quy mô từ nhỏ đến lớn như dãy nhà trọ,  những căn hộ dịch hay là các chung cư cao tầng, khu trung tâm thương mại, các tòa nhà trung tâm hành chính.

Quản lý  và vận hành tòa nhà là một ngành kinh doanh mang tính chất công nghệ dịch vụ. Ở ngành này phải tuân theo những quy trình khoa học nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ của một tòa nhà từ phần cứng như các  kết cấu, kiến trúc, những hệ thống PCCC, thang máy, điện, nước,…. cho đến các nội thất tiện ích trong nhà như nhà vệ sinh, cây xanh và các dịch vụ giá trị gia tăng khác: cho thuê, quản lý nhân công, giải quyết những tranh chấp về đất đai giữa các khách hàng với nhau.

Dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà sẽ cung cấp những dịch vụ, bảng nhân công, theo dõi công nhân  thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng từ dịch vụ có liên quan đến ngôi nhà như thuế, vận hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà,  để mục đích tòa nhà hoạt động tốt, kinh doanh hiệu quả cao.

Vì nhiều mảng, nhiều phần nhỏ như vậy nên việc dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà ra đời trở nên hữu ích hơn. Các cán bộ quản lý tòa nhà được trang bị những kiến thức nền tảng cấp cơ sở của việc quản lý và vận hành tòa nhà, mỗi người đảm trách nhiệm từng mảng riêng, theo dõi, hệ thống giúp người đứng đầu có thể biết được chi tiết cách sửa chữa, nhu cầu của từng khách hàng.

Quy trình quản lý và vận hành tòa nhà

Hiểu biết được phần nào về dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà rồi, nhưng liệu bạn có biết đến quy trình quản lý và vận hành nó ra sao? Quy trình quản lý toà nhà sẽ giúp cho mọi hoạt động của toà nhà diễn ra mật thiết hơn, các quy trình sẽ được vận dụng theo từng giai đoạn khác nhau có đan xen kết hợp thích hợp vào các hoạt động quản lý, điều hành nhằm đảm bảo toà nhà luôn được vận hành an toàn và đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn chất lượng đến với mọi khách hàng.

Quy trình vận hành tòa nhà bao gồm:

  • Quản lý hợp đồng bao gồm: Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể;  Quy trình thu tiền thuê; Quy trình thu tiền dịch vụ; Quy trình thanh lý hợp đồng
  • Quy trình khách hàng bao gồm: Quy trình quản lý và sử dụng phòng; Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng; Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng; Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng; Quy định quản lý tài sản của khách hàng; Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng; Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà,
  • Quy trình an ninh bao gồm: Nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà; Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ; Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy; Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá; Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên;  Quy trình giữ xe ( ô tô, gắn máy, xe đạp)
  • Quy trình vận hành kỹ thuật bao gồm: Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà; Quy trình bảo trì các công trình xây dựng; Quy trình bảo dưỡng thang máy, máy điều hoà,..
  • Quy trình vệ sinh bao gồm:Quy định kế hoạch vệ sinh các khu vực tại tòa nhà; Quy định quản lý rác thải trong và ngoài tòa nhà; Các quy định về quản lý tòa nhà.

Theo quy định tại điều 73 tại bộ luật nhà ở Việt Nam, các doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư cần phải tuân thủ theo điều kiện quản lý. Việc quản lý toà nhà phải do đơn vị có năng lực về chuyên môn quản lý và thẩm quyền để vận hành tòa nhà. Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý chung cư phải thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, những  trang thiết bị, bảo trì nhà và những công tác phòng cháy chữa cháy 1 cách thường xuyên.

Các thành viên trong ban giám đốc và các cán bộ làm việc tại các phòng, ban phải có bổn phận chuyên môn cần phải có trình độ tương ứng với vị trí công việc. Đồng thời cần phải có giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học, đào tạo các kiến thức chuyên môn từ cơ bản đến nâng cao về hệ thống quản lý toà nhà theo quy định của bộ xây dựng.

Công việc thực hiện

Công việc của những đơn vị quản lý toà nhà sẽ cung cấp đến những dịch vụ kiểm soát mọi quy trình của toà, thực hiện tất cả những công việc có trong toà để toà nhà được hoạt động một cách tốt nhất, đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể.

Quản lý toà nhà cần làm các nhiệm vụ, bao gồm:

  • Quản lý về tài chính: Cần đảm bảo đủ số tiền mà mỗi khách hàng đóng hàng tháng theo một khoản chi phí định kỳ. Ban quản lý tòa có trách nhiệm quản lý tài chính một cách rạch ròi và minh bạch, chi trả mọi khoản chi phí quản lý vận hành hoạt động liên quan đến tòa nhà.
  • Quản lý nhân sự: Mỗi toà nhà sẽ có những phòng ban nhân sự khác nhau để phục vụ đáp ứng từng nhu cầu của khách hàng kiến nghị. Ban quản lý nhân sự có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của từng nhân viên để đảm bảo công việc thực hiện tốt, để có những biện pháp xử phạt và khen thưởng xứng đáng.
  • Quản lý khách hàng: Ban quản lý khách hàng có nhiệm vụ chăm sóc mọi đối tượng khách hàng, giải quyết những nhu cầu và thắc mắc một cách chính xác nhất. Cần phải làm mọi cách để luôn đem đến sự hài lòng và giữ được khách hàng ở lại.
  • Bảo trì kỹ thuật: Trong tòa nhà có rất nhiều thiết bị kỹ thuật cần được phải kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi sự hoạt động thông suốt của toàn hệ thống tòa nhà.

Quản lý vận hành tòa nhà là nghiệp vụ trọng yếu của ALPHA GROUP mà trong đó vận hành bảo trì các hệ thống kĩ thuật được xem là nhiệm vụ xương sống. Với sự am hiểu sâu sắc, thành thạo nghiệp vụ, các chuyên gia cao cấp, giàu kinh nghiệm của ALPHA GROUP không chỉ biết cách khai thác, vận hành các hệ thống kĩ thuật một cách chuyên nghiệp, an toàn mà còn luôn cải tiến, ứng dụng các công nghệ mới nhất nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ.

Chúng tôi vận hành bảo trì dựa trên nguyên tắc tuân thủ nghiêm ngặt Bộ hướng dẫn vận hành và bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật thuộc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (được công nhận bởi Tổ chức đánh giá chứng nhận DQS- UL, CHLB Đức). Chính vì sự khác biệt đó, ALPHA GROUP tự hào là một trong những doanh nghiệp đi đầu về chất lượng dịch vụ trong lĩnh vực quản lý vận hành bất động sản tại Việt Nam. Bất cứ một yêu cầu vận hành, bảo trì dịch vụ nào từ khách hàng dù là nhỏ nhất, chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng.